Входящая кореспонденция важная часть документооборота предприятия. По умолчанию вся входящая почта направляется на отдел канцелярии (секретаря).
Разбор почтового ящика системой ДелФин
В настройках системы можно указать логин и пароль от корпоративной почты и реализовать автоматический сбор и разбор писем. Если система имеет в справочнике Контрагентов информацию о email адресе, то письмо автоматически будет присвоено этому контрагенту. Все файлы письма будут загружены как вложение к документу.
Всем документам устанавливается срок установленный системой. При необходимости секретарь может изменять срок реакции на документ при делегировании.
Исходящие письма
Система позволяет также отправлять письма на фирменных бланках организаци. Исходящие документы могут подлежать маршрутизации и использованию с макетами. В результате получатель (контрагент) получит PDF файл с электронной подписью на email.
- Определите перечень согласующих сотрудников или отделов для документов.
- Постройте маршрут для документов.
- Утвердите макет документов для типа "Договор".
Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа. Служебные записки будут иметь общую нумерацию.