Современный бизнес не может обойтись без эффективных инструментов управления документами и бизнес-процессами. Системы электронного документооборота (СЭД) становятся необходимым элементом в работе любой компании. Одной из наиболее популярных СЭД является DelFin. Эта система предоставляет широкий спектр возможностей для автоматизации бизнес-процессов, управления документами и контроля за их движением.
Электронный документ – форма внутренней деловой переписки между подразделениями предприятия. Документ, созданный и хранящийся в электронном виде внутри системы ДелФин. Он может быть создан в любом текстовом редакторе и загружен в систему. Электронный документ может содержать текст, изображения, таблицы, графики и другие элементы. Электронный документ является более удобным и экономичным способом хранения и передачи информации, чем традиционные бумажные документы. Он также обладает преимуществами в плане безопасности и контроля доступа к информации. В современном бизнесе электронный документ становится все более популярным и необходимым инструментом для управления документами и бизнес-процессам
Электронный документ направляется от одного сотрудника к другому в случае их равнозначного должностного статуса, а также от руководителей на имя директора предприятия при условии согласования всех вышестоящих руководителей в соответствии с иерархией должностей.
Срок исполнения поручений по электронному документу в обязательном порядке устанавливает адресат документа, наложивший резолюцию, требующую исполнения, исходя из максимального срока реагирования на служебную записку.
Максимальный срок рассмотрения служебной записки Адресатом с последующей ответной реакцией – 30 календарных дней, если другой срок не установлен с достаточным обоснованием или иное не предусмотрено требованиями внутренних локальных нормативных актов, а также различных уполномоченных сторонних организаций.
Регистрация документа происходит автоматически и ему присваивается номер вида №Порядковый-ГОД. Шаблон может быть изменён на этапе внедрения продукта.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно и кратко. Текст документа может быть представлен в форме сплошного связанного текста, анкеты, таблицы или их сочетания. Тексты документов большого объема (доклады, отчеты, регламентирующие документы, положения о подразделениях, должностные инструкции) могут подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).
Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце.
Форма таблицы применяется при изложении цифровой и словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы имеют два уровня расположения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа.