В рамках увеличения доступности информации в системе ДелФин реализован поиск по документам. Вы можете быстро найти и обработать нужные вам документы. Система документооборота позволяет искать сложные подборки в системе делопроизводства. Многофункциональный фильтр настраивается таким образом, что нужный электронный документ без труда будет найден в архиве документов предприятия.
Все документы в системе хранятся бессрочно в облачном электронном архиве ДелФин до конца действия подписки, или же на вычислительных мощностях заказчика (если дистрибутив развернут локально).
Поиск по номеру документа.
Если вы знаете номер документа, нужно в панели управления, на главной странице вашего экземпляра ПО воспользуйтесь полем «Найти документ по номеру».
Введите номер документа и нажмите кнопку Enter на клавиатуре. Если документ с таким номером существует, то он отобразится на странице поиска открывшейся после использования поля.
Использование расширенного поиска по документам:
Поиск может быть осуществлён с помощью специальной формы учитывающей все параметры документа. Для этого в любом разделе системы кликните на кнопку «Поиск», чтобы открыть специальную форму для поиска документов.
Все электронные документы системы возможно идентифицировать и найти по следующим параметрам:
- Номер документа
Уникальный параметр для точного поиска документов. Каждый документ имеет в системе уникальный номер, это основное свойство документов для их идентификации.
- Дата создания
Дата заведения документа в систему электронного документооборота.
- Содержимое
Параметр при использовании которого производится поиск по части текстов внутри документов. Поиску не осуществляется по вложенным документам, лишь текстовая часть введенная в ручную.
- Срок документа
Срок установленный создателем документа или системой для реакции на документ.
- Департамент
Параметр указывающий структурное подразделение в котором находится документ.
- Статус документа
Параметр указывающий на статус документа.
- Тим документа
Параметр указывающий на классификацию документа (Служебная записка, приказ и т.д.)
Параметр указывающий на связь документа со справочником «Контрагенты» указанный при создании документа.
- Обрабатывает
Параметр указывающий на связь с сотрудником структурного подразделения в работе у которого находится документ.
Параметр указывающий на связь со справочником «Адреса» указанный при создании документа.
Работа с результатами поиска
Результаты поиска отображаются в виде табличной части с легендой и функционалом по сортировке найденных документов.
Легенда табличной части помогает с помощью цветов быстро идентифицировать статус у найденных документов.
Красным цветом помечаются просроченные документы. Это документы не имеют статус «Отработан» и срок документа превышает текущую дату.
Зелёным цветом помечаются документы где назначен сотрудник – документ имеет статус «В работе» и кроме назначения департамента документу был назначен исполнитель.
Серым цветом помечаются документы где назначен сотрудник – документ имеет статус «В работе» и находится на рассмотрении в структурном подразделении у руководителя.
Поиск по текстовой части таблицы осуществляется через окно «Поиск по таблице» в интерактивном режиме по всем текстовым полям отображенным на странице поиска. Поиск не осуществляется по вложенным файлам к электронным документам.
В нижней части результатов поиска (табличной части) отображается количество найденных документов по запросу.