В основе электронного документооборота лежит использование электронной подписи и шифрования, а также классификация и стандартизация в реляционных базах данных.
Электронная подпись в СЭД — это набор символов (хэш), служащий для идентификации автора документа. Шифрование — это процедура защиты информации от несанкционированного доступа.
Согласно законодательства, существует простая и усиленная электронные подписи (далее – ЭП), причем усиленная бывает неквалифицированной и квалифицированной.
Простой считается электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ).
Такого рода электронный документооборот имеет право на существование как внутри организации, так и при внешнем взаимодействии. Но нужно помнить, что для придания ему юридической значимости надо выполнить ряд условий (п. 2 ст. 6 и ст. 9 Закона № 63-ФЗ, Письмо ФНС России от 20. 2018 № ЕД-4-15/3372):
Требуется соглашение между участниками электронного взаимодействия (локальный нормативный акт, вводящий правила для сотрудников, договоренность с контрагентом и т. ), которое установит случаи признания электронных документов, подписанных простой ЭП, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, определит порядок проверки электронной подписи;
Следует оговорить правила идентификации подписанта по его простой электронной подписи;
Электронные документы, подписанные усиленной ЭП, при соблюдении указанных несложных правил документооборота принимаются к бухгалтерскому и налоговому учету. В рамках предприятия (для внутренних документов) может быть использована простая ЭП.