Коммерческие предложения (КП) — это документ с информацией о компании, её товарах и услугах, и предложением сотрудничества. Является основанием для начала коммеческих отношений между юридическими лицами.
Современный бизнес невозможен без электронного документооборота. Он позволяет существенно ускорить процессы, связанные с обменом документами, а также снизить вероятность ошибок при их обработке. Одним из важных аспектов бизнеса является выдача и хранение коммерческих предложений. В данной статье мы рассмотрим, как автоматизировать эти процессы с помощью электронного документооборота ДелФин.
ДелФин - это система электронного документооборота, которая позволяет создавать, обрабатывать и хранить электронные документы. Она имеет множество функций, которые позволяют автоматизировать процессы выдачи и хранения коммерческих предложений. Рассмотрим их подробнее.
Как автоматизировать выдачу и хранение коммерческих предложений
Первым шагом является создание шаблона коммерческого предложения. Шаблон должен содержать все необходимые поля для заполнения, такие как наименование товара или услуги, цена, сроки выполнения заказа и т.д. Важно, чтобы шаблон был удобным в использовании и соответствовал стандартам компании.
Всем коммерческим предложениям присваивается уникальный номер как и другим документам. Коммерческие предложения могут быть направлены по маршруту согласования и отправлены вашим контрагентам с помощью email. При отправке документа из ДелФин ваш контрагент получит подписанный ЭЦП (со штампом) PDF файл.
- Определите перечень согласующих сотрудников или отделов для документов.
- Постройте маршрут для документов.
- Утвердите макет документов для типа "Коммерческое предложение".
Одним из преимуществ автоматизации выдачи и хранения коммерческих предложений с помощью ДелФин является возможность быстрого поиска документов. Централизованное хранилище электронных документов позволяет быстро находить нужный документ и избежать потери времени на поиск бумажных копий.
Также автоматизация выдачи и хранения коммерческих предложений с помощью ДелФин позволяет снизить вероятность ошибок. Это связано с тем, что все документы создаются на основе шаблона, что исключает возможность ошибок при заполнении информации. Кроме того, централизованное хранилище электронных документов позволяет избежать потери бумажных копий и снизить вероятность ошибок при их обработке.
В заключение можно сказать, что автоматизация выдачи и хранения коммерческих предложений с помощью ДелФин является важным аспектом современного бизнеса. Она позволяет ускорить процессы, связанные с обменом документами, снизить вероятность ошибок и повысить эффективность работы компании в целом. Важно выбрать соответствующую систему электронного документооборота, создать удобный шаблон коммерческого предложения, настроить процесс выдачи и хранения документов, а также убедиться, что все процессы соответствуют правилам компании и законодательству.